冷氣工程行 報價與派工系統
冷氣工程行的報價從 Excel 手打型號，變成勾選機型自動算價、老闆在手機審過才印得出來。業主說，行政省下兩個人力的工作量。
- 客戶
- 台中冷氣工程行
- 類型
- 客製化系統
原本的狀況
原本卡在哪裡
台中的冷氣工程行。老闆負責價格與審核，行政負責開報價單，師傅分組在外面跑案場，平常只用 LINE。
型號差一個字，價格就報錯
45 和 45H 只差一個字母，看錯就報錯價。Excel 新增一列忘了拖公式，加總就漏算。
同一份資料要打兩次
報價做完存成 PDF，還要在經銷商系統再輸入一次。行政一換人，資料就接不上。
每張單都卡在老闆
行政把型號貼在 Excel 檔尾請老闆看過才能出，老闆在外面，單就跟著等。
資料散在好幾個地方
照片在 LINE 相簿，進度寫在資料夾名稱上，行事曆是每天拍一張白板，師傅出門前要自己去雲端硬碟翻案場資料。
做了什麼
一步一步看：原本怎麼做，現在怎麼做
先照原廠價格表對校計價公式，做成報價系統：勾選機型自動算價，老闆在手機審核，審過才印得出報價單。上線之後照著現場回饋，陸續接上派工行事曆、師傅用的 LINE 工單、收款回報、保養提醒、材料訂購和 LINE 打卡；也把原廠公式逐筆考古，415 個商品重算全部吻合，做成老闆自己能調的公式設定。
第 1 步・客人詢價
原本
客人在 LINE 傳來姓名、地址和需求，行政一欄一欄抄進 Excel。
現在
整段 LINE 訊息貼進系統，自動拆成姓名、電話、地址；同一支電話自動歸到同一位客戶。
實際畫面
系統裡長這樣
畫面是範例資料，價格與公司名稱已模糊。
功能
做了哪些功能（9 項）
報價工作台
勾選機型帶入型號與價格，不用手打。
報價審核
老闆審過才能印，改過內容自動退審。
版本紀錄
列印時自動留版，看得到改價等摘要，也能一鍵還原舊版。
客戶資料庫
一位客戶可以有多位聯絡人、多個地址。
派工行事曆
取代每天拍的白板，派工直接通知師傅。
師傅 LINE 工單
圖面、照片、收款回報都在手機上完成。
保養與材料訂購
完工後建立保養提醒；材料在平板點數量就能印給廠商。
商品上架與公式設定
新品牌、年度換表由我們匯入，老闆自己調參數、上下架。
LINE 打卡
師傅用 LINE 打卡，依勞基法算加班。
怎麼做穩
看不到、但最花功夫的地方
先對答案，再改公式
把原廠公式逐筆考古，415 個商品用新公式重算，和系統原本算的全部吻合。之後用這組標準答案做自動測試，改程式算錯就會直接紅燈。
老闆自己改價格也有護欄
改公式前先照原廠表填幾個期望價，系統試算一致才放行；批次重算前把舊價全部存一份，算錯可以一鍵還原。
成本只有老闆看得到
經銷成本只存在伺服器，行政的畫面看不到，直接呼叫 API 也拿不到。
說明書跟著系統更新
操作說明的截圖和影片用程式自動拍，介面改版後重跑一次就全部換新。
老闆最有感的改變
2 位行政人力的工作量
開報價、在經銷商系統重打一次、整理照片和行事曆，原本都靠行政手動做。系統接手之後，省下兩個行政人力的工作量，讓行政可以去處理更多事情。
數字來源：業主提供
報錯價
原本：
型號手打、公式手拖，看錯就報錯價現在：勾選機型帶入，照原廠公式自動算
老闆的時間
原本：
每張報價都要逐張核對 Excel現在：在手機上看機型、金額和改價標記，直接審核
行政與師傅
原本：
照片、進度、行事曆散在 LINE、資料夾和白板現在：都在同一個案件裡，派工直接通知師傅
上線之後，照著行政與師傅的回饋持續加功能。