餐飲中央倉庫 庫存帳務系統
多品牌餐飲集團的中央倉庫，把門市下單、撿貨出車、覆核、立帳到收款接成同一套系統，舊系統的歷史資料也一起搬過來。
- 客戶
- 多品牌餐飲集團（中央倉庫）
- 類型
- 客製化系統
- 現況
- 測試環境驗收中
原本的狀況
原本卡在哪裡
多品牌餐飲集團的中央倉庫，每天接各門市的訂單，撿貨、出車、對帳、收款都從這裡出去。會用到系統的有門市、出貨內勤、倉管和司機、採購、會計和老闆。
庫存被扣掉，查不到是誰扣的
舊系統會默默扣掉庫存卻找不到對應的單，只能靠人工盤點補回來。過期品堆了八百多筆沒處理，帳上的庫存因此虛高。
會計另外開六張 Excel
存貨、門市月營收、廠商應付、未收款、支票兌現、移動單金額，都在系統外面用 Excel 補。未收款只存在負責應收那台電腦的桌面檔案裡，其他人要等檔案匯出才看得到。
月底報表打不開
損益表和會計報表在舊系統點進去是錯誤頁，存貨金額每個月要手算，再交給會計填。
系統沒有人能修
原廠商不再維護，也不提供資料庫和程式碼，出了問題只能自己想辦法繞過去。
做了什麼
一步一步看：原本怎麼做，現在怎麼做
只靠一個唯讀帳號，從舊系統的畫面把歷史資料搬出來，先用真資料對過規則再寫程式。新系統把門市下單、撿貨出貨、覆核、立帳、對帳收款、付款給廠商、盤點和報表接成一條線，每筆庫存異動都留下紀錄。
第 1 步・門市下單
原本
接單系統一當機，就可能漏單。
現在
門市在前台自己下單，看得到可訂量。下單當下就算進「預出量」，內勤在庫存頁看得到超賣警示；網路卡住連按兩次，也只會產生一張單。
功能
做了哪些功能（8 項）
門市下單前台
門市自己下單、查單，多間店可以切換。
出貨工作台
轉單、改量、出車、覆核、作廢、列印都在同一頁。
庫存與盤點
實際、預出、預估三個數字同時看，每筆異動查得到流水。
進貨採購
進貨覆核後才入庫，記批號和效期，快到期會提醒。
應收與立帳
整批立帳、對帳單、沖帳，未收款隨時查。
應付帳款
防重複付款，支票兌現可以追蹤。
傳票與發票
立帳自動產生傳票，發票集中管理。
報表中心
營運報表和會計報表集中在一處，舊系統的報表正在逐一復刻。
怎麼做穩
看不到、但最花功夫的地方
拿不到資料庫，就從畫面搬資料
全程只看、只按匯出，不按任何送出，舊系統的歷史資料就這樣一批一批搬過來。
先用真資料對過，再寫規則
用舊系統半年的真實單據驗證對流程的理解；52,405 筆應收用新規則重算，結果完全一致。
庫存紀錄只能新增
每筆庫存異動都留下流水，資料庫直接擋掉修改和刪除，紀錄不會被人悄悄改掉。
帳務規則寫成會紅燈的測試
12 條帳務鐵律都有自動測試守著，目前 291 項全部通過。
切換之後，老闆會看到的改變
會計補帳
原本：
系統外另開六張 Excel 補帳現在：存貨、未收款、應付、支票兌現都在系統裡查
月底結帳
原本：
損益表打不開，存貨金額每月手算現在：試算表、總分類帳、月損益表直接出
庫存對不上
原本：
庫存被扣掉，查不到是哪張單現在：每筆異動都留下流水，出貨、進貨等單據查得到來源
目前在測試環境驗收。切換前先核對搬過來的資料，切換後第一個營業日再對帳，舊系統保留唯讀查詢。